El Tribunal Supremo, en su reciente sentencia de 17 de marzo de 2017 (Rec. 55/2015), nos acaba de recordar, una vez más, la importancia para las empresas de tener unas normas de uso de los medios informáticos preestablecidas, en este caso, para asegurar el valor probatorio de los correos electrónicos derivados de una injerencia empresarial en la cuenta de e-mail profesional de un empleado.

En un contexto caracterizado por el uso habitual y generalizado de los medios telemáticos por parte de los empleados para el desempeño de sus funciones, resulta sumamente importante avanzarnos a los acontecimientos y establecer un código de conducta telemático que permita fijar los límites tanto del control por parte del empresario, como del uso personal y/o profesional de los medios por parte de los trabajadores. Sólo así, el empresario podrá desempeñar sus facultades de control sobre los medios telemáticos con las máximas garantías de respeto a los derechos fundamentales de los trabajadores.

El relato fáctico del caso resuelto por el TS en esta sentencia se enmarca en una demanda de revisión instada por la empresa QUORUM GESTIÓN EMPRESARIAL, S.L. contra una sentencia que estimaba la pretensión de reducción de jornada por guarda legal de una trabajadora. La Empresa decidió instar tal demanda de revisión al haber hallado, tras la notificación de la sentencia en materia de reducción de jornada anterior, un correo electrónico entre la trabajadora y su abogado en donde se constataba que el verdadero objetivo de la reducción de jornada no era cuidar de los hijos, sino forzar un despido indemnizado. El controvertido correo electrónico se halló en la cuenta de correo profesional de la trabajadora y los motivos alegados por la empresa para proceder a la revisión de dicha cuenta eran la necesidad de continuar con los trabajos no finalizados por la trabajadora, al encontrarse ésta de baja por una incapacidad temporal, así como de recolocar la documentación acumulada por la trabajadora debido a una reforma en el centro de trabajo.

Con tal de analizar la procedencia o no de dicho correo electrónico como prueba, el TS hace un repaso de la jurisprudencia más relevante sobre el tema, destacando especialmente la importancia de tener una normativa interna que regule el uso y control de los medios telemáticos, y que respete en todo caso los derechos fundamentales de los trabajadores, en concreto, los derechos a la intimidad, el secreto de las comunicaciones y la dignidad del trabajador.

Así, la sentencia pone especial énfasis en la propia configuración de las condiciones de disposición y uso de las herramientas informáticas, y de las instrucciones que sean impartidas en cada caso por el empresario a tal fin, ya que ello podría variar los grados de intensidad o rigidez con que deben ser valoradas las medidas empresariales de vigilancia y control. En otras palabras, caso por caso se deberá hacer un análisis individualizado de la medida de control aplicada en función de la normativa preestablecida en la empresa al respecto. A modo de ejemplo, en la sentencia se señala el caso Barbulescu contra Rumanía (STJUE de 12 de enero de 2016), en donde se estimó procedente que la empresa, bajo el correspondiente preaviso, revisara el servicio “yahoo Messenger” del trabajador, ya que por las concretas circunstancias concurrentes, se dieron las notas de razonabilidad y proporcionalidad necesarias para ello.

Sin embargo, en el caso analizado por el TS, no pudo llegarse a la misma conclusión, ya que no constaba que se dieran las mencionadas notas al no haber aclarado la empresa los motivos alegados para proceder a la revisión de la cuenta de correo electrónico, ni la existencia de unas instrucciones previas acerca del uso de los medios informáticos y la advertencia de su posible intervención, ni la forma concreta en que se procedió a la revisión del correo electrónico (consentimiento previo de la trabajadora, presencia de otro trabajador, método, etc.). Además, en el caso concreto se podría haber afectado incluso el secreto profesional, ya que la comunicación interceptada, sin consentimiento de los interlocutores, se enmarcaba en una relación entre la trabajadora y un profesional (abogado).

Por tanto, de todo ello podemos concluir que el tener un código de conducta telemático, si bien no puede asegurar el éxito en un juicio, al menos sí que sitúa a la empresa en una mejor posición, ya que las reglas del juego serán las contenidas en el mismo y ello, incluso, podría llegar a rebajar la rigidez de los jueces a la hora de valorar la medida de control empresarial. Además, la sentencia aquí resumida del TS nos muestra que la relevancia de tener una normativa de uso de los medios informáticos va más allá de la revisión judicial de las medidas de control aplicadas por la empresa, pues este tipo de normas podrían incluso afectar a otros procedimientos judiciales que nada tengan que ver con esta materia, como puede ser el procedimiento de reducción de jornada por guarda legal comentado, para el cual la aportación de un correo electrónico como prueba hubiera podido ser crucial.